KOMBU Data Services incorpora una línea de negocio que destina capacidades de desarrollo e innovación tecnológica a la transformación digital del control interno local. Esta línea de negocio es la responsable de creación de la solución Saas (Software as a Service) Scipion destinada a ser utilizada por los equipos de intervención de las Entidades Locales.
Los órganos de control interno local se encuentran
habitualmente
en una situación de insuficiencia de medios humanos y escasez de herramientas digitales
especializadas que les permitan mejorar su productividad.
En este contexto, los distintos informes que debe emitir el órgano de control se elaboran de
forma artesanal, con el apoyo de plantillas de hojas de cálculo y procesadores de texto.
Combinando estas plantillas, utilizando prácticas de “copia y pega” y editando manualmente
su
contenido es como finalmente produce sus informes el órgano de control.
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Los órganos de control interno local se
encuentran habitualmente
en una situación de insuficiencia de medios humanos y escasez de herramientas digitales
especializadas que les permitan mejorar su productividad.
En este contexto, los distintos informes que debe emitir el órgano de control se elaboran de
forma artesanal, con el apoyo de plantillas de hojas de cálculo y procesadores de texto.
Combinando estas plantillas, utilizando prácticas de “copia y pega” y editando manualmente
su
contenido es como finalmente produce sus informes el órgano de control.
Esta metodología de trabajo no sólo hace muy complicado aumentar la productividad si no que
hace extremadamente laboriosa cualquier labor de gestión, seguimiento y análisis de
información
relacionada con la actividad del órgano de control.
Es necesario que los órganos de control avancen en sus procesos de transformación digital
de modo que puedan trabajar de una forma más automatizada, más productiva, más homogénea
y basada en datos en lugar de en documentos.
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Dos elementos clave para dar respuesta al reto al que se
enfrentan los órganos de control interno local son los Datos y la Automatización.
El órgano de control Interno debe comenzar a “pensar en digital” desde una perspectiva del
dato en lugar de la actual perspectiva del documento. En cada etapa del control interno
(Fiscalización, Control Permanente Previo, Control Posterior…) se generan datos.
Estos datos que han de poder ser analizados, explotados y relacionados entre sí para la
toma de decisiones y la elaboración del Informe Resumen y el Plan de Actuación.
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Resulta clave por tanto que el órgano de control disponga de tecnología capaz de generar,
almacenar y analizar los datos clave relacionados con su actividad de control.
Es fundamental que el almacenamiento de estos datos sea estructurado y esté diseñado
para su posterior explotación desde una perspectiva global que abarque todas las etapas del
Control Interno.
La automatización, por su parte, permite sistematizar y homogeneizar el ciclo de vida del
control interno, permitiendo que tareas repetitivas se realicen de forma automática través
del uso de la tecnología. La automatización permite al órgano de control ofrecer respuestas
robustas y homogéneas ante situaciones que se repiten a lo largo del tiempo, incrementando
así su imagen de consistencia y credibilidad ante los órganos gestores y los responsables
de la Entidad Local.
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La estrategia para aumentar las capacidades de los órganos de
control interno local pasa, por tanto, por avanzar en su transformación digital.
La transformación digital no sólo implica la adquisición e implantación de soluciones y
servicios tecnológicos especializados. Para que exista una “verdadera” transformación es
necesario que se produzca un cambio en la cultura del órgano de control y en sus
procedimientos.
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El órgano de control ha de pensar en datos y no en documentos y
elaborar una estrategia de transformación a largo plazo que le permita generar esos
datos, almacenarlos, procesarlos, analizarlos y utilizarlos para su toma de decisiones.
La automatización de procesos y el uso de datos sobre la actividad y actuaciones de control
ofrecerá oportunidades para mejorar la productividad, aumentar la eficacia y sobre todo
planificar actuaciones en las áreas en las que los datos han puesto de relevancia una
mayor necesidad de control.
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Si bien son necesarias una visión y estrategia a largo plazo, el progreso en la transformación
digital debe de abordarse de forma gradual, incorporando pequeñas innovaciones y mejoras que
permitan al órgano de control obtener resultados exitosos en el corto plazo e ir sumando
mejoras incrementales en sus procesos y actuaciones.
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Con Scipion es posible dar un primer paso sencillo en esta estrategia de transformación
digital para mejorar las capacidades de los órganos de control interno local. Scipion es un
software como servicio que proporciona las principales funciones de la fiscalización limitada
previa de requisitos básicos.
El enfoque innovador de Scipion almacena la información que se genera durante la fiscalización
de requisitos básicos de forma que pueda ser explotada en el posterior control financiero.
Los equipos de intervención pueden acceder al servicio de Scipion utilizando sólo un navegador
y conexión a internet.
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Scipion es una solución SaaS orientada a la digitalización del Control Interno Local (gestión, automatización, seguimiento y análisis). El concepto y la funcionalidad de Scipion ha sido diseñada por Interventores de reconocido prestigio y larga trayectoria profesional en el control interno de las Entidades Locales. Actualmente Scipion ofrece los servicios de Fiscalización de Requisitos Básicos y Omisión de la Fiscalización en Fase O. Próximamente se incorporará la funcionalidad de Control Permanente Previo.
Scipion incorpora cientos de ítems con los que construir un modelo de fiscalización a medida de las necesidades de la Entidad Local. Es posible comenzar con un modelo de fiscalización basado exclusivamente en el Acuerdo de Consejo de Ministros e ir personalizando el modelo con ítems aprobados en Pleno por la Entidad Local a medida que las necesidades de fiscalización lo requieren.
Scipión digitaliza además de las comprobaciones y los pronunciamientos las
observaciones. Así, se pone a disposición de la Entidad Local un catálogo con más 150
observaciones que se pueden incorporar al Informe de Fiscalización con un solo clic de ratón,
simplificando significativamente el tiempo de elaboración de los informes y proporcionando
mensajes homogéneos y consistentes a los órganos gestores.
El catálogo inicial de observaciones que proporciona Scipion se puede ampliar con observaciones
específicas que maneje el órgano de control en su actividad diaria de fiscalización.
Scipion automatiza la generación de propuestas de informes de fiscalización
a partir de los pronunciamientos y observaciones incorporadas por el técnico de
fiscalización.
Estas propuestas de informe son documentos PDF listos para ser enviados al portafirmas o
gestor de expedientes de la Entidad Local para que proceda a la firma de los mismos siguiendo
el flujo de firmas que haya establecido en el órgano de control.
Además de la generación de informes de fiscalización, Scipion permite generar oficios para comunicarse con el órgano gestor en el marco de la fiscalización: Oficios de Solicitud de Información Complementaria, Oficios de Devolución de una Solicitud de Fiscalización cuando es necesario subsanar algún defecto u Oficios de Devolución de Expediente cuando no es posible su fiscalización. Estos oficios se generan en formato PDF y pueden ser enviados al órgano gestor por correo electrónico directamente desde Scipion.
Scipion dispone de un informe estadístico general en el que se puede analizar
la actividad del órgano de control desde una perspectiva global. Dispone también de
funcionalidades de búsqueda y filtrado avanzado de la información que se almacena sobre las
fiscalizaciones realizadas a través de Scipion (por fase de gasto, por tipo de expediente,
por resultado de la fiscalización, ...)
Finalmente Scipion ofrece la posibilidad de exportación de los datos registrados a Excel,
lo que permite al órgano de control utilizar todas las funcionalidades Excel para realizar
análisis más profundos sobre los datos así como facilitar el envío de la información a los
Organismos de Control Externo (e.g. Sindicatura de Cuentas).
La Entidad Local dispone de un servicio de Atención a Usuarios al que puede
comunicar los cambios que experimente el órgano de control para que sean reflejados en Scipion
(nuevas observaciones, nuevos ítems, nuevas aplicaciones presupuestarias, nuevos
usuarios...).
El equipo de Scipion se encarga de mantener actualizados los ítems de Acuerdo de Consejo de
Ministros y realizar las actualizaciones oportunas en el modelo de fiscalización cuando se
aprueban modificaciones y novedades en el Acuerdo.
Scipion está desarrollando la funcionalidad de Control Permanente Previo para
permitir al órgano de control elaborar estos informes a través de Scipion.
El equipo de desarrollo de producto está trabajando también en funcionalidades de análisis
avanzado sobre la información que se recopila durante la fiscalización de requisitos básicos.
El objetivo es ofrecer al órgano de control “información de valor” que le permita analizar los
datos obtenidos durante la fiscalización e incorporar información en el Informe Resumen así como
definir actuaciones de control en el marco del Plan Anual de Control Financiero.
